Efetividade: um dia de alto desempenho

Desenvolver a produtividade pessoal, é uma questão de adotar boas práticas e transformá-las em hábitos, gerando mais resultado a partir do seu esforço e conduzindo-o na busca pelos seus objetivos.

Mas fazer uma prática se transformar em hábito é algo muito mais simples de descrever do que de realizar.

Se você já tentou aumentar a sua produtividade pessoal mas empacou assim que o fascínio pelas novas ferramentas acabou, saiba que não está sozinho: assim como em muitas outras mudanças de hábitos (dieta, sedentarismo, tempo para a família, etc.) a lista de pessoas que desistem antes de ver surgir o resultado prático que poderia motivá-las é enorme.

Invertendo a abordagem: 1 Dia de Alto Desempenho

Proponho, portanto,como alternativa para quem até hoje ainda não conseguiu firmar o hábito da elevação da produtividade pessoal, uma experiência diferente: realizar um Dia de Alto Desempenho.

A ideia é simples: não tentar aplicar imediatamente algum dos métodos consagrados, com seus passos preparatórios e necessidade de absorção de ferramentas. Haverá tempo para isso depois, e a idéia do Dia de Alto Desempenho é apenas permitir que você colha alguns frutos baseados nos fundamentos destas técnicas, para que depois (após realizar alguns Dias) surja a necessária motivação para escolher uma técnica completa e adequada.

Marque o seu Dia de Alto Desempenho na sua própria agenda, silenciosamente, e ajuste a sua rotina ao longo daquele dia de acordo com as dicas a seguir, ou do subconjunto delas que melhor se adequar às suas necessidades.
 

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho

Não confunda produção com eficácia. Não são sinônimos. Pelo contrário: aceitar se ocupar com as tarefas erradas pode ser o equivalente a aceitar tomar o proverbial ônibus grátis na direção errada. Pare para pensar se as tarefas com as quais você se ocupa contribuem para o valor que você precisa gerar, ou se produzem algo que não interessa ao que você precisaria fazer – se parte da sua rotina for mera ocupação, sem contribuir para os seus resultados, reformule-a, começando por este seu dia de alto desempenho.

Mantenha o foco nas tarefas de mais impacto. Existem tarefas mais visíveis, mais agradáveis, mais urgentes, e tantas outras – mas você geralmente tem como olhar na sua lista de pendências e identificar as que vão gerar maior valor para a sua vida, ou para a satisfação do seu cliente. Quando você quiser ter um dia de alto desempenho, preste atenção especialmente nessas (se os requisitos para completá-las já estiverem satisfeitos, claro), e deixe as de apoio e as complementares para amanhã.
 

Crie uma lista de “desafazares”. Listar os afazeres do dia é uma técnica corriqueira mas, se você quer ter um dia de alto desempenho, pode fazer o inverso: listar tudo o que NÃO vai fazer hoje. Não vai dar uma olhadinha no Twitter fora dos intervalos, não vai deixar acumular pendências novas, não vai deixar a TV ligada, não vai arquivar documentos por preguiça de verificar se podem ser jogados fora, etc. – essa lista de desafazeres dos dias de alto desempenho deve ser guardada com atenção, porque serve como indicativo de hábitos que você deveria combater nos demais dias também!

Comece mais cedo OU termine mais tarde. Se você trabalha em um ambiente com mais pessoas, e houver flexibilidade de horário, procure garantir pelo menos 45 minutos de silêncio ou de redução de interrupções no seu dia de alto desempenho, jogando o horário de início ou do final das suas atividades para fora da faixa praticada pelos demais colegas.

Pare para melhorar uma tarefa repetitiva que você poderia fazer mais rapidamente hoje e sempre. Sabe aquele conflito emocional entre satisfação e revolta quando você descobre que existia uma maneira mais fácil de realizar algo que você é obrigado a fazer todos os dias? Provavelmente existem várias destas situações ao seu redor esperando pela sua descoberta – um atalho novo no aplicativo, um formulário que deixou de ser obrigatório, um recurso novo na papelaria… Perca 20 minutos pesquisando hoje, e aumente seu desempenho permanentemente!
 

Se a tarefa parece infindável, defina uma fatia de tempo para ela.Aquela tarefa que você nunca começa porque não consegue dividi-la em partes menores e parece que nunca vai dar para terminá-la inteira no tempo disponível precisa ser feita mesmo assim – ou então deve ser removida da sua lista de pendências. Não importa que não vai dar para terminar hoje: aloque 30 minutos (e não muito mais do que isso) para realizar uma fatia dela hoje mesmo, e vá fazendo isso mais vezes ao longo dos próximos dias, até ela ser reduzida a um tamanho que possa ser completado de uma vez só!

Cuidado com a ferramentite. Quando se fala em produtividade pessoal, o que vem à cabeça de muitos leitores é a escolha de alguma nova ferramenta para experimentar. Na prática, as ferramentas necessárias para a produtividade são bem simples: um bloco, uma agenda diária e um arquivo de pastas suspensas (ou os equivalentes digitais mais simples possíveis deles) geralmente são mais do que suficientes, e a diferença entre o sucesso e o fracasso na busca da produtividade acaba vindo da persistência, da motivação e do comprometimento – e não do mais novo recurso do Evernote… Ferramentas são importantes, mas não devem ser a preocupação central.

Que tal hoje?

O ideal é definir um dia inteiro para ser de alto desempenho, e neste sentido a sugestão é que no final das suas atividades de hoje você procure reunir as condições para amanhã bater todos os recordes na busca pelos seus objetivos.

Mas isso não quer dizer que você não pode colocar em prática alguma das ideias acima desde já, para ir aquecendo os motores. Que tal começar pelo item que mais lhe chamou a atenção na lista acima, e procurar segui-lo até o final do dia, para ver como os resultados o afetarão?

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho

Aceite que há diferença entre perfeccionismo e foco na qualidade.Qualidade é adequação ao uso, conforme avaliada pelo cliente. Dependendo do contexto, também é minimizar os defeitos durante a produção, ou maximizar a adesão aos padrões e procedimentos que definem como deve ser a produção. Escolha o conceito que se adequa ao seu contexto, defina parâmetros adequados, e concentre-se neles, e não em uma obstinação compulsiva por parâmetros que ninguém definiu objetivamente.

Por falar em qualidade… Considerando o conceito voltado à redução dos defeitos, no seu dia de alto desempenho você deve levar em conta o velho adágio: tudo que vale a pena ser feito, vale a pena ser bem feito. Como hoje você só está cuidando das tarefas que valem mais a pena, é um dia especial para fazer todas as tarefas de maneira definitiva, sem deixar pendências nem situações que façam o problema voltar a você depois. Mais do que isso: é o dia de fazer as coisas com atenção especial, acertando da primeira vez, zerando o retrabalho e o desperdício de tempo, esforço e recursos.
 

Produza mais fazendo menos coisas. A busca por um dia de alto desempenho muitas vezes é a expressão da angústia causada por uma lista de pendências que se tornou longa demais. Não tente resolver tudo de uma vez: aplique um bom critério de seleção e vá resolvendo um item de cada vez, sem esgotar os seus recursos físicos e mentais – pisar demais no acelerador no começo pode levar a faltar gasolina para a reta final.

Aproveite o tempo do transporte. Se você precisa se deslocar para o trabalho, o tempo de deslocamento pode ser potencializado, especialmente nos seus dias de alto desemepenho. Se você for como passageiro, que tal aproveitar para rever a agenda, priorizar tarefas, ou mesmo adiantar a análise de alguma delas, ou algum telefonema? Se você for o motorista, uma alternativa interessante pode ser ouvir um audiolivro ou um podcast sobre um tema que contribua para o seu rendimento.

Preste atenção e faça perguntas. Se, durante o seu dia de alto desempenho, você tiver que conversar com alguém para saber requisitos para algum projeto, ou para orientar alguma decisão sua, concentre-se no que ele está dizendo, e não na sua anotação, ou no que tiver que perguntar depois. Forme o quadro geral na sua cabeça e se, ao final da conversa alguma peça estiver faltando, pergunte imediatamente e economize todo o exercício de alguns dias depois ter de localizar esta mesma pessoa em um momento em que ela possa lhe responder, refazer toda a contextualização e só então perguntar.
 

Aproveite os atrasos obrigatórios. Salas de espera, filas, gravações telefônicas de espera que dizem durante 15 minutos o quanto a sua ligação é importante, etc. – são circunstâncias quase inevitáveis, mas não precisam ser tempo perdido. Se alguma destas situações ocorrer durante o seu dia de alto desempenho, aproveite para colocar em dia alguma tarefa que não exija toda a sua concentração: remover mails indesejados da caixa de entrada, priorizar as próximas tarefas da sua lista de pendências, ler a conclusão de um relatório, etc. – quem sabe você não leva este hábito também para os dias comuns?

Agrupe tarefas pensando no tempo de adaptação. Na indústria, um dos obstáculos comuns à produtividade é o tempo de parada para ajuste das máquinas, quando se passa da produção de uma peça para outra. No seu dia-a-dia o mesmo efeito também ocorre, mesmo que o ajuste em questão seja apenas mental. Portanto, se você puder agrupar as tarefas que usam as mesmas ferramentas, ou os mesmos procedimentos, é provável que haja ganho considerável pela redução do número de mudanças de contextos.
 

Diga mais NÃO. Seja positivo, aprenda a dizer não. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Planeje o próximo

Depois que as atividades alocadas para o seu dia de alto desempenho estiverem concluídas, tire um tempinho para fazer 2 coisas a mais:

• escolher uma habilidade que você vai cultivar nos próximos dias (por exemplo: ouvir melhor as pessoas evitando distrações durante as reuniões; ou aprender a digitar melhor sem olhar para o teclado), e
• planejar o que mudar na sua rotina ou no seu ambiente para ter um rendimento melhor no seu próximo dia de alto desempenho.

Conforme os seus dias de alto desempenho forem se repetindo, a rotina e o ambiente também ficarão melhores para os dias comuns, e a sua atenção a estes quesitos acabarão transformando alguns deles em hábitos ;-)

O estado de espírito dos funcionários é determinante para uma empresa. Dependendo do moral da equipe, pode haver menos cooperação, baixa produtividade e alta rotatividade. Mas como melhorar o clima organizacional? O colunista da Entrepreneur Marcus Erb fez uma lista com sete maneiras de dar um “up” nos ânimos dos colaboradores. 

1. Ajude os funcionários a sentir que seu trabalho é mais do que um mero emprego. Todos querem ter um propósito maior. Às vezes, no dia a dia, isso fica perdido. Uma das maneiras de lembrar os colaboradores desse propósito é reunir histórias de clientes que foram beneficiados pelos serviços ou produtos da empresa e circular esses relatos por e-mail.

2. Celebre as conquistas. Separar um tempo para refletir sobre os bons resultados que os empregados já conseguiram ajuda a valorizar suas ações. Cada departamento pode, por exemplo, fazer uma lista anual de suas conquistas, e os diretores da empresa selecionam as 100 maiores realizações.

3. Dê tempo para que os funcionários toquem projetos pelos quais são apaixonados. Valorizar os projetos pessoais dá aos empregados a chance de exercitar a criatividade. Assim, eles podem trazer inovação e ideias para a empresa.

4. Renove a maneira de fazer as coisas. Sair da rotina de reuniões e mesas pode contribuir bastante para elevar o moral. Organizar os empregados em grupos diferentes e reuni-los em eventos extra-trabalho, como jogos, faz com que tomem contato com colegas de diversas áreas.

5. Não se esqueça de se divertir. Jogos mensais, gincanas e prêmios divertidos, como ingressos para parques de diversões, ajudam a descontrair o ambiente.

6. Treine os colaboradores para que tenham atitudes positivas. Quando uma crise ou problemas financeiros atingirem a empresa, traga exemplos de superação, que podem motivar os empregados a continuar a luta.

7. Possibilite que os empregados dediquem parte de seu tempo para fazer o bem. Trabalhos voluntários são outra maneira de melhorar os ânimos. É possível separar algumas horas do expediente para isso ou permitir que os departamentos se organizem e assumam projetos de voluntariado.

Fonte: http://www.papodeempreendedor.com.br/

Mesmo em férias, brasileiros acessam e-mails corporativos

Estudo realizado pela IDC revela ainda que dos 306 trabalhadores entrevistados, 68% usam tablet corporativo para conferir mensagens em restaurantes.

Pesquisa realizada pela IDC, encomendada pela Unisys, revela que revela que 36% dos brasileiros entrevistados checam seu e-mail do trabalho durante as férias. O estudo Consumerização de TI entrevistou 306 funcionários, residentes nas principais cidades do Brasil, que usam dispositivos móveis e redes sociais no do seu dia dia no ambiente de trabalho.

Mesmo nos dias de folga, 77% dos consultados afirmaram que conferem seu e-mail pessoal. Outras situações inusitadas em que os brasileiros entrevistados relatam abrir seu e-mail profissional são: assistindo televisão (40%); no carro, como passageiro (42%); numa reunião de família (21%); na cama (20%) e no carro, dirigindo (18%).

Os usuários de IPad corporativo tendem a trabalhar mais a partir de diferentes lugares e situações, do que aqueles que usam outros dispositivos, segundo o levantamento. Enquanto pouco mais de 1/3 afirma acessar o e-mail profissional nas férias, esse número sobe para 45% entre os que utilizam o tablet corporativo, ou seja, quase metade dos brasileiros consultados.

Passageiros no carro, 75% dos usuários de iPads da empresa checam seu e-mail profissional. Outro local onde esse comportamento é bastante recorrente são os restaurantes: 68% dos trabalhadores responderam que utilizam o tablet da empresa para conferir mensagens de sua caixa nesses locais.

“As organizações de TI devem notar que os limites entre os tempos pessoal e de trabalho estão desaparecendo e que os funcionários estão usando dispositivos pessoais para acessar tanto informações corporativas como pessoais”, explica Paulo Roberto Carvalho, diretor de negócios de outsourcing da Unisys para Brasil e América Latina e porta-voz oficial do estudo.

Carvalho dá uma dica para as áreas de TI: “Implementar processos novos e mais dinâmicos alinhados ao novo comportamento de trabalho e necessidades dos usuários. Não basta apenas oferecer suporte para dispositivos adquiridos pelas empresas e sim também para as tecnologias de uso pessoal dos funcionários, que são utilizadas no ambiente de trabalho, e estabelecer políticas e práticas de segurança apropriadas”.

O estudo divulgado pela Unisys entrevistou também 101 executivos de diversas organizações localizadas no Brasil. Globalmente, foram consultados aproximadamente 2660 iWorkers e cerca de 560 líderes de áreas de TI de nove países (incluindo o Brasil).